Órdenes de Servicio
Gestiona trabajos de reparación, órdenes de trabajo y tickets de servicio con seguimiento completo del ciclo de vida — desde la recepción hasta la finalización. Disponible en planes Plus y superiores.
Plus+Descripción General
La aplicación de Órdenes de Servicio está diseñada para profesionales que manejan trabajos de reparación, trabajos de mantenimiento o cualquier servicio que requiera seguimiento de principio a fin. Cada orden captura detalles del cliente, información del dispositivo, notas de diagnóstico, piezas utilizadas, precios y estado actual — brindándote un registro completo de cada trabajo.
Capacidades clave:
| Característica | Descripción |
|---|---|
| Flujo de 11 Pasos | Mueve órdenes a través de una pipeline detallada de estado de reparación |
| Numeración Automática | Números de orden secuenciales y únicos globalmente (OS-YYYY-NNNN) |
| Seguimiento de Dispositivos | Registra marca, modelo, IMEI, número de serie y condición |
| Diagnóstico y Costos | Diagnóstico técnico, estimaciones de costo y flujo de aprobación del cliente |
| Seguimiento de Piezas | Registra piezas utilizadas con cantidad y costo por pieza |
| Seguimiento Público | Proporciona a los clientes un enlace para verificar el estado de la orden sin iniciar sesión |
| Historial de Estados | Línea de tiempo completa de cada cambio de estado con marcas de tiempo y notas |
| Impresión y PDF | Diseño de orden imprimible para recibos y registros |
Para quién es:
- Talleres de reparación de teléfonos que rastrean reparaciones de dispositivos desde la recepción hasta la entrega
- Talleres de carrocería que gestionan trabajos de servicio de vehículos
- Proveedores de servicios de TI que manejan tickets de mantenimiento de equipos
- Cualquier negocio de reparación que necesite seguimiento estructurado de trabajos con visibilidad para el cliente
Primeros Pasos
Creación de una Orden de Servicio
Navega a Órdenes de Servicio
Ve a Dashboard → Órdenes de Servicio. Verás la lista de órdenes con filtros para estado, rango de fechas y búsqueda.
Haz clic en “Nueva Orden”
Haz clic en el botón Nueva Orden para abrir el formulario de creación de órdenes. También puedes crear una orden directamente desde una reserva confirmada.
Completa los Detalles del Cliente
Ingresa el nombre, correo electrónico y número de teléfono del cliente. Si la orden está vinculada a una reserva existente, los detalles del cliente se completan automáticamente.
Agrega Información del Dispositivo
Registra los detalles del dispositivo o artículo:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Marca | No | Fabricante del dispositivo (ej., Apple, Samsung) |
| Modelo | Sí | Nombre del modelo del dispositivo (ej., iPhone 15 Pro) |
| IMEI | No | Número IMEI para dispositivos móviles |
| Número de Serie | No | Número de serie del dispositivo |
| Problema Reportado | Sí | Descripción del problema por parte del cliente |
| Accesorios | No | Artículos recibidos con el dispositivo (cargador, funda, etc.) |
| Notas de Condición | No | Condición física al momento de la recepción (rasguños, abolladuras, etc.) |
Envía la Orden
Haz clic en Crear Orden. El sistema asigna un número de orden automático y establece el estado inicial como Pendiente.
Puedes crear órdenes de servicio directamente desde reservas confirmadas. Ve a los detalles de la reserva y haz clic en “Crear Orden de Servicio” — toda la información del cliente se completa automáticamente.
Ciclo de Vida de la Orden
Flujo de Estado de Reparación
Cada orden de servicio sigue una pipeline de estado de 11 pasos. Cada estado tiene un color único para identificación visual rápida.
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Pendiente | Gris | Orden creada, esperando revisión inicial |
| Esperando Diagnóstico | Amarillo | En cola para que el técnico examine |
| Diagnosticando | Azul | El técnico está examinando activamente el dispositivo |
| Esperando Aprobación | Naranja | Diagnóstico completo, estimación de costo enviada al cliente para aprobación |
| Aprobado | Verde | El cliente aprobó la reparación y la estimación de costo |
| Rechazado | Rojo | El cliente rechazó la reparación — orden cerrada |
| Reparando | Índigo | Trabajo de reparación en progreso |
| Probando | Púrpura | Reparación completa, dispositivo en pruebas de calidad |
| Listo | Verde azulado | Dispositivo listo para retiro o entrega al cliente |
| Completado | Verde | Orden completamente terminada y entregada |
| Cancelado | Rojo | Orden cancelada antes de completarse |
Flujo Típico
El camino más común a través del flujo de trabajo:
Pendiente → Esperando Diagnóstico → Diagnosticando → Esperando Aprobación
→ Aprobado → Reparando → Probando → Listo → CompletadoNo todas las órdenes siguen cada paso. Las reparaciones simples pueden ir directamente de Pendiente a Reparando. El flujo de trabajo es flexible — puedes moverte a cualquier siguiente estado válido.
Cambio de Estado
Para actualizar el estado de una orden:
- Abre los detalles de la orden
- Haz clic en el menú desplegable Estado
- Selecciona el nuevo estado
- Opcionalmente agrega una nota explicando el cambio
- Haz clic en Actualizar
Cada cambio de estado se registra en el Historial de Estados con una marca de tiempo, el nuevo estado y cualquier nota que hayas agregado.
Cuando cambias el estado de una orden a “Esperando Aprobación”, el cliente puede ver el diagnóstico y la estimación de costo en su página de seguimiento público — permitiéndoles aprobar o discutir la reparación sin llamarte.
Detalles de la Orden
Diagnóstico y Costos
Después de examinar un dispositivo, agrega tus hallazgos técnicos y precios:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Diagnóstico | Notas técnicas sobre lo que se encontró (visible para el cliente en la página de seguimiento) |
| Costo Estimado | Estimación de costo inicial presentada al cliente para aprobación |
| Costo Final | Costo real después de completar la reparación |
| Días de Garantía | Número de días que la reparación está cubierta bajo garantía |
El flujo de aprobación funciona así:
El técnico completa el diagnóstico
Agrega notas de diagnóstico y costo estimado a la orden.
Mueve a “Esperando Aprobación”
Cambia el estado a Esperando Aprobación. El cliente ahora puede ver la estimación en su página de seguimiento.
El cliente responde
El cliente revisa la estimación y aprueba o discute más. Tú actualizas el estado a Aprobado o Rechazado según corresponda.
Comienza la reparación
Una vez aprobado, mueve el estado a Reparando y comienza el trabajo.
Seguimiento de Piezas
Rastrea cada pieza utilizada en una reparación:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre de Pieza | Nombre del componente utilizado |
| Cantidad | Número de unidades utilizadas |
| Costo Unitario | Costo por unidad |
| Costo Total | Calculado automáticamente (cantidad x costo unitario) |
Los costos de las piezas se suman y se agregan al costo de mano de obra para calcular la facturación total de la orden. Esto te proporciona un desglose transparente para el cliente.
Notas Internas
Agrega notas privadas visibles solo para tu equipo — no se muestran en la página de seguimiento público. Úsalas para instrucciones de transferencia de técnicos, información de proveedores o cualquier comunicación interna sobre la orden.
Numeración de Órdenes
Cada orden de servicio recibe un número de orden único generado automáticamente y globalmente.
Formato: OS-YYYY-NNNN
| Componente | Descripción |
|---|---|
| OS | Prefijo de Orden de Servicio |
| YYYY | Año en que se creó la orden |
| NNNN | Número secuencial, con ceros a la izquierda |
Ejemplos:
OS-2026-0001— Primera orden de 2026OS-2026-0142— Orden número 142 de 2026
Los números de orden son secuenciales en toda tu cuenta y nunca se repiten. Se generan automáticamente cuando se crea una orden — no puedes establecerlos o cambiarlos manualmente.
Seguimiento Público
Página de Seguimiento del Cliente
Cada orden de servicio obtiene un token de seguimiento público único. Comparte este token con tu cliente para que pueda verificar el estado de su orden en tiempo real — sin necesidad de iniciar sesión.
Cómo funciona:
Se crea la orden
El sistema genera automáticamente un token público único para la orden.
Comparte el enlace de seguimiento
Copia la URL de seguimiento público de los detalles de la orden y envíala al cliente por WhatsApp, correo electrónico o SMS.
El cliente verifica el estado
El cliente abre el enlace y ve:
- Estado actual de reparación con insignia de color
- Información del dispositivo
- Notas de diagnóstico (cuando estén disponibles)
- Estimación de costo (cuando está en estado Esperando Aprobación)
- Línea de tiempo completa del historial de estados
- Tu información de contacto
La página de seguimiento es de solo lectura — los clientes pueden ver el estado de su orden pero no pueden modificar nada. La página se actualiza en tiempo real, por lo que los clientes siempre ven el estado más reciente.
Comparte el enlace de seguimiento inmediatamente después de crear la orden. Esto reduce inmediatamente las llamadas y mensajes de “¿cuál es el estado?”, ahorrándote tiempo durante todo el proceso de reparación.
Impresión y Exportación PDF
Genera documentos de orden imprimibles para recibos, formularios de recepción o registros:
- Diseño de Impresión — Resumen de orden formateado optimizado para imprimir directamente desde el navegador
- Exportación PDF — Descarga una versión PDF de la orden con todos los detalles
El documento impreso incluye: número de orden, detalles del cliente, información del dispositivo, diagnóstico, piezas utilizadas, desglose de precios, historial de estados e información de garantía.
Integración con Reservas
Las órdenes de servicio pueden vincularse a reservas existentes, creando un flujo fluido desde la cita hasta la reparación:
| Integración | Descripción |
|---|---|
| Crear desde Reserva | Genera una orden de servicio directamente desde una reserva confirmada |
| Auto-completar Datos del Cliente | El nombre, correo electrónico y teléfono del cliente se pre-pueblan |
| Registros Vinculados | Navega entre la reserva y la orden de servicio desde cualquiera de los registros |
| Referencia de Servicio | El tipo de servicio de la reserva se transfiere a la orden |
Esto es particularmente útil para talleres de reparación donde los clientes primero reservan una cita de diagnóstico, y la orden de servicio se crea después de que el técnico examine el dispositivo.
Disponibilidad por Plan
| Característica | Free | Plus | Pro | Max | Ultra |
|---|---|---|---|---|---|
| Órdenes por mes | — | 500 | Ilimitadas | Ilimitadas | Ilimitadas |
| Seguimiento público | — | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Flujo de estado | — | 11 pasos completos | 11 pasos completos | 11 pasos completos | 11 pasos completos |
| Seguimiento de piezas | — | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Impresión y PDF | — | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Historial de estados | — | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Integración de reservas | — | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Notas internas | — | Sí | Sí | Sí | Sí |
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